| 关于整理移交0503批次学生入学档案工作的通知 |
| 2005年5月30日 |
| 各学习中心： |
200503批次招生已经结束，即日起开始该批次学生档案的整理工作，请各地学习中心根据奥鹏中心【2004】3号文件《奥鹏远程教育中心学生入学资格审核工作流程》以及《奥鹏远程教育中心学生入学档案管理办法》（具体可参看附件）的要求，做好0503批次新生入学档案整理工作，以及入学资格的初审工作，并于2005年6月20日之前将0503批次新生的入学档案、新生花名册、初审报告等（见附件）相关材料以安全、快捷的方式移交到奥鹏中心。
请各学习中心特别注意以下事项：
1. 如条件有限，不能按照《奥鹏远程教育中心学生入学档案管理办法》进行电子照片采集的，电子照片可不制作上交；
2. 入学档案整理过程中所有学生数据均可以通过OEMS系统下载，具体是通过OEMS系统【查询统计】——【学生管理】——【注册信息导出】栏目导出，注意导出数据的时候，选择【text格式】，保存系统自动成生的压缩文件，进行解压缩，然后利用EXCEL表格处理系统导入，导入的时候注意身份证号码数据类型选择文本格式，然后按照院校、专业、层次、报名编号排序；
3. 对于未交学费且不要求保留学籍的学生，请学习中心将这批学生的名单上报奥鹏中心，由奥鹏中心统一取消学籍，从库中清除，以免干扰正常的交费、选课、考试预约等操作；其入学档案不需要移交奥鹏中心，花名册中也不需显示该生信息；
4. 请学习中心老师对注册信息进行认真核对，发现错误信息，请填写《新生报名信息修改表》，通过电子邮件方式发送至各学务专员，上报奥鹏中心进行统一修改。特别注意学生姓名、性别、身份证号码、出生日期、原毕业院校代码、原毕业院校、原毕业专业、原毕业证书编号、原毕业时间这些信息的准确性、一致性；
5. 请严格按照《奥鹏远程教育中心学生入学档案管理办法》进行入学档案的整理，务必提供学生所有报名相关材料；在制作“学生入学资料明细清单”的时候请以报名编号排序，入学档案也按照学生报名编号进行整理；，
6. 新生入学档案中所包含内容：
1)．《报名登记表》、承诺书原件；（学习中心保留第二联）
2)．报名学生身份证件（身份证、军官证、士兵证、护照）原件的复印件1份（复印在A4纸上）。若身份证件遗失，须保存该生的《常住人口登记卡》复印件或相关部门有效证明材料的原件；
3)．学历证书复印件1份（复印在A4纸上）；若学历证书遗失，须保存原就读院校的有效证明材料原件；
4)．免试入学的相关免试申请材料；
5)．毕业证书与身份证上姓名如果不一致需要提供相应的证明材料。（如果学生更改过姓名，需要提供户籍证明；如果学生毕业证书上姓名书写错误，需要原毕业院校开具相应的证明材料）。
7. 新生花名册一式三份，请学习中心老师下载《新生花名册》，然后将之前导出的学生信息复制到《新生花名册》中，花名册数据不需要手工填写；花名册表头、表尾格式已经设置好了，学习中心无需修改编辑。
8. 《新生花名册》中的是否有毕业证书、是否有身份证两列数据无法从库中导出，请学习中心根据证件提供情况填写，如学生两证俱全，则为空白；如果学生的入学档案中未能提供身份证或者毕业证书，请在是否有毕业证书、是否有身份证两列填写无。在初审结果列，注明初审意见，即‘通过'、未通过'或‘预科生'。
9. 未刻制入学资格审核专用章的学习中心，请按照奥鹏远程教育中心入学资格审核专用章样式，刻制入学资格审核专用章，该章大小为宽3.5CM×长5.5CM；
10. 各学习中心务必严格按照《奥鹏远程教育中心学生入学资格审核工作流程》的要求，进行新生入学资格的审核；在新生花名册上填写审核人姓名、加盖《奥鹏远程教育中心入学资格审核专用章》，在《初审报告》上加盖学习中心公章。
11. 各学习中心在入学档案整理以及入学资格审核的过程中，如果有什么疑问，欢迎来电来信垂询本学习中心学务专员，避免因为整理不符合要求而导致返工。
本次档案移交涉及的高校以及相关材料： |
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特别说明：未要求移交的高校学生档案，请学习中心暂时保存；
提交方式：
《新生报名信息修改表》以及要取消学籍的学生名单通过电子邮件发送至各学习中心学务专员
档案等材料邮寄地址如下：
邮寄地址：北京市西城区德外大街10号TCL大厦6楼奥鹏远程教育中心
接 收 人：各学习中心学务专员
邮 编：100011 |
奥鹏远程教育中心
2005年5月30日 |
| 附件:点击下载 |
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