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关于0509批新生入学资格审核及档案整理工作的通知

2005年8月4日

各学习中心：

　　200509批次招生工作正在进行，为了保证学生入学资格审核以及入学档案整理等相关工作的顺利进行，方便各学习中心尽早安排本学习中心入学资格审核等相关工作，现将0509批次学生信息录入、入学信息核对、入学资格审核、入学档案整理相关工作公布如下：

　　一、新生信息录入

　　录入OEMS系统中的学生信息，关系到学生在教育部备案以及电子注册，一旦与实际不符，将会影响到学生的学习和毕业，所以请学习中心老师在学生信息录入过程中，务必保证信息的准确性、完整性，请特别注意以下几点：

　　1)各项信息必须准确无误，特别是身份证号码、出生年月、性别、姓名；
　　2)学生的出生年月与身份证上的出生年月必须一致；
　　3)身份证姓名与证书上姓名不一致时，填写身份证上姓名，并请学生提供户籍证明或者填写证书相关院校的更名说明，与入学档案一起存放；
　　4)非在读专升本层次学生的毕业院校、毕业专业、毕业证书编号、毕业时间不能为空；
　　5)在读专升本层次学生的在读毕业院校、在读专业、毕业时间不能为空；
　　6)高中起点层次学生的毕业院校、毕业专业、毕业证书、毕业时间一定不能为空；如果有毕业证书编号，请勿省略；如无证书编号，请注明无；
　　7)不要将毕业证书编号和毕业证书序列号混淆；
　　8)专升本层次学生的毕业院校或者在读院校的代码为5位数字，请参看奥鹏首页的“全国高等学校代码”。
　　9)毕业院校名称不能为缩写，例如天津大学，不能输入为“天大”；“湖南省广播电视大学”不能简单输入为“电大”。

　　二、入学信息核对

　　为了最大限度降低录入信息的错误率，在OEMS系统增加了打印《报名信息确认表》的功能，各学习中心在学生信息录入完毕、入学测试之前，可以将学生《报名信息确认表》打印出来，在入学测试期间请学生进行确认；如果发现有信息错误现象，学习中心可以修改信息，如无法进行修改，请填写《新生报名信息修改表》，通过电子邮件方式发送至各学务专员，进行统一修改。

　　《报名信息确认表》打印方法：
　　进入学习中心界面：“招生管理”——“管理学生报名”，选择院校、报名批次——查询，然后选择需打印的学生姓名后的“打印”。

　　2、《报名信息确认表》的样式

三、入学资格审核和入学档案整理

　　请各地学习中心根据奥鹏中心【2004】3号文件《奥鹏远程教育中心学生入学资格审核工作流程》，认真做好0509批次新生的入学资格初审工作，并按照高校要求提供资格审核相关材料。根据奥鹏中心《奥鹏远程教育中心学生入学档案管理办法》的要求，做好0509批次新生入学档案整理工作，在整理入学档案、进行入学资格审核过程中特别注意以下事项：

　　1.如条件有限，不能按照《奥鹏远程教育中心学生入学档案管理办法》进行电子照片采集的，电子照片可不制作上交；

　　2.入学档案整理过程中所有学生数据均可以通过OEMS系统下载，具体是通过OEMS系统【查询统计】——【新生报名】——【报名信息导出】栏目导出，注意导出数据的时候，选择【text格式】，保存系统自动成生的压缩文件，进行解压缩，然后利用EXCEL表格处理系统导入，导入的时候注意身份证号码数据类型选择文本格式，然后按照院校、专业、层次、报名编号排序；

　　3.对于未交学费且不要求保留学籍的学生，请学习中心将这批学生的名单上报奥鹏中心，由奥鹏中心统一取消学籍，从库中清除，以免干扰正常的交费、选课、考试预约等操作；其入学档案不需要移交奥鹏中心，花名册中也不需显示该生信息；

　　4.请严格按照《奥鹏远程教育中心学生入学档案管理办法》进行入学档案的整理，务必提供学生所有报名相关材料；在制作“学生入学资料明细清单”的时候请以报名编号排序，入学档案也按照学生报名编号进行整理；

　　5.新生入学档案中所包含内容：
　　《报名登记表》、承诺书原件；（学习中心保留第二联）
　　报名学生身份证件（身份证、军官证、士兵证、护照）原件的复印件1份（复印在A4纸上）。若身份证件遗失，须保存该生的《常住人口登记卡》复印件或相关部门有效证明材料的原件；
　　学历证书复印件1份（复印在A4纸上）；若学历证书遗失，须保存原就读院校的有效证明材料原件；
　　免试入学的相关免试申请材料；
　　毕业证书与身份证上姓名如果不一致需要提供相应的证明材料。（如果学生更改过姓名，需要提供户籍证明；如果学生毕业证书上姓名书写错误，需要原毕业院校开具相应的证明材料）；
　　《报名信息确认表》2份。（可以从OEMS中打印，建议在每次入学测试之前，打印出来，在入学测试时请学生核对确认，以便尽早发现错误尽早修改。）

　　6.各学习中心在入学档案整理以及入学资格审核的过程中，如果有什么疑问，欢迎来电来信垂询本学习中心学务专员，避免因为整理不符合要求而导致返工。

四、入学档案移内容、时间安排

　　各高校入学档案以及证书审核的具体操作有所差异，请各学习中心按照要求整理移交：

1、随入学测试卷提交

院校名称	新生档案	学籍卡（表）	新生花名册	初审报告	原学历证书复印件	学籍登记表	特别说明
北京航空航天大学	√		√	√			新生档案提交复印件1套给奥鹏，原件由学习中心妥善保管
西安交通大学	√		√	√			测试生与课程进修生档案将分别装袋，直接提交给高校
东北师范大学	√	√	√	√		√	电子学籍卡，打印后填写
大连理工大学					√		专科起点学生证书复印件

　　北航、西交、东师的新生入学档案随入学测试的试卷一并移交奥鹏中心、西交和东师；严格按照奥鹏档案整理办法进行整理。

　　随入学测试试卷提供大工0509批次专升本学生的专科毕业证书复印件，按照入学测试试卷装订顺序，装入试卷袋中，不需要制作花名册。

　　西交新生档案随入学测试卷邮寄到西安交通大学
　　地址：陕西省西安市咸宁西路28号
　　邮编：710049
　　接收人：孙俊巧
　　联系电话：029-82668308
　　东师新生档案随入学测试卷邮寄到东北师范大学
　　地址：北师范大学净月校区网络教育学院
　　邮编：130117
　　收件人：张力伟

2、网上录取结果公布后两周内提交

院校名称	新生档案	学籍卡（表）	新生花名册	初审报告	原学历证书复印件	学籍登记表	特别说明
浙江大学			√	√	√		证书复印件上请标明序号与花名册上顺序一致

　　浙大花名册信息：学习中心、姓名、入学批次、专业、层次、身份证号码这六项信息，具体数据可以从网上公布的录取信息中获得；只需要提供通过录取分数线的学生证书复印件。

3、第二次入学测试后提交到奥鹏远程教育中心

院校名称	新生档案	学籍卡（表）	新生花名册	初审报告	原学历证书复印件	学籍登记表	特别说明
东北财经大学	√		√	√			每个学生使用1个档案袋，要求使用东财专用的档案袋
大连理工大学	√	√	√	√	√		学籍卡随后邮寄至各学习中心
中国地质大学	√		√	√
北京交通大学	√		√	√
石油大学	√		√	√
西南师范大学	√		√	√

　　大工、中国地质大学、交大、石油大学、西南师范大学的入学档案，请按照奥鹏档案整理办法进行整理。自0509批次开始，东财学生档案人手一袋，学生档案袋已于05年6月已邮寄至各学习中心，如果数量不够，请学习中心尽早向各学务管理人员预报档案袋数量。

说明：
　　1、未要求移交的高校学生档案，请学习中心暂时保存；
　　2、其他高校于2005年11月30日前邮寄奥鹏远程教育中心
　　地址：北京市西城区德外大街10号TCL大厦6楼奥鹏远程教育中心
　　接收人：各学习中心学务专员
　　邮编：100011

附件：点击下载

1、《奥鹏远程教育中心学生入学资格审核工作流程》

奥鹏远程教育中心
2005年8月4日